Työkalut

Miksi käyttöönotot ja alasajot tökkivät, kun ne tehdään OTO?

IT-työkalut ovat toimivan arjen selkäranka. Uusien työkalujen käyttöönotto tai vanhojen alasajo ei kuitenkaan ole vain tekninen suoritus – se on muutos, joka vaatii huolellista valmistelua, viestintää ja jalkautusta. Joskus ei olla aivan varmoja edes mitä työkaluja on käytössä, ja ovatko ne kaikki tarpeellisia jolloin tilanne on ensin selvitettävä. Harvassa yrityksessä työkalujen kartoitukset tai muutokset ovat kuitenkaan aivan arkipäivää, ja kun niitä tehdään muun työn lomassa, käy helposti näin:

1. Käyttöönotto jää puolitiehen
Työkalut otetaan käyttöön, mutta ilman selkeää toimintamallia, ohjeistusta ja jalkautusta käyttäjät eivät omaksu niitä – tai käyttävät niitä eri tavoin. Usein uusien työkalujen ominaisuuksista hyödynnetään vain murto-osa, jolloin laajemmat hyödyt jäävät saamatta.

2. Vanhoista ei osata luopua ajoissa
Vanhat järjestelmät jäävät ”varmuuden vuoksi” elämään taustalle. Tämä aiheuttaa turhaa kustannusta, ja voi olla esteenä myös uuden oppimiselle. Mikäli vanhojen työkalujen ylläpitovastuut ovat epäselvät voi seurauksena olla myös tietoturvariskejä.

3. Ylläpito ja elinkaarenhallinta unohtuu
Moni työkalu jää ilman selkeää omistajuutta, ylläpitomallia tai päivityssuunnitelmaa. Tämä voi johtaa vakaviinkin tietoturvariskeihin tai toiminnan katkoksiin. Lisäksi työkalun kehittymistä ja mahdollisia uusia ominaisuuksia ei välttämättä seurata ja osata hyödyntää.

4. Työkalun mahdollisuuksia ei hyödynnetä täysimääräisesti
Uusi työkalu otetaan usein käyttöön vain yksittäiseen tarpeeseen, vaikka sillä olisi potentiaalia tehostaa laajemmin. Työkalu voi jäädä vajaakäytölle ja sen koko potentiaalia ei usein hyödynnetä.

5. Käyttäjät eivät sitoudu muutokseen
Ilman selkeää viestintää ja koulutusta voidaan uusi työkalu kokea ylimääräiseksi vaivaksi. Miksi se vanha toimiva edes haluttiin vaihtaa? Lopputuloksena voi syntyä muutosvastarintaa minkä seurauksena käyttöönotto hidastuu tai pahimmillaan epäonnistuu kokonaan.