Tarjouspyynnöissä avustaminen
Tarjousten vertailu ja päätöksenteossa avustaminen
Apuna myös transitiohankkeen johtamisessa
Miksi valinta voi mennä pieleen ilman ulkopuolista tukea?
Toimittajakilpailutus ei ole vain hintalapun vertailua – se on strateginen päätös, jolla on pitkäaikaisia vaikutuksia kustannuksiin, yhteistyöhön ja palvelun laatuun. Usein yrityksillä ei ole kilpailutukseen riittävästi aikaa tai asiantuntemusta, jolloin prosessi jää pintapuoliseksi. Tämä korostuu usein ensimmäistä kertaa kilpailutusta tehdessä. Tyypillisiä haasteita ovat:
1. Tarjouspyynnöt ovat liian ympäripyöreitä tai liian yksityiskohtaisia
Ilman kokemusta oikean tason määrittely on vaikeaa. Liian avoin tarjouspyyntö johtaa keskenään vertailukelvottomiin tarjouksiin – ja liian tiukka rajaus sulkee ulos potentiaalisia vaihtoehtoja.
2. Toimittajavalinnat tehdään vanhojen tuttujen tai mututuntuman perusteella
Jos ei tunneta toimialaa tai markkinaa riittävästi, tarjous pyydetään ”niiltä tutuilta”, jolloin parhaat vaihtoehdot jäävät kokonaan kartoittamatta.
3. Tarjousten vertailu ontuu
Hinta on näkyvin, mutta harvoin ainoa tai tärkein tekijä. Ilman selkeää vertailupohjaa riski virhevalinnasta kasvaa.
4. Transitiota ei suunnitella kunnolla
Valinta on vasta alku. Käyttöönotto (tai vanhasta irtautuminen) jää usein epäselväksi ja ilman johdettua transitiota hankinta voi kääntyä kivuliaaksi kokemukseksi. Myös transition hintalappu voi yllättää jos sitä ei ole huomioitu tarjouspyynnössä riittävästi.
5. Toimittajien retoriikka peittää todellisen sisällön
Joskus tarjouksissa on enemmän sanoja kuin substanssia – on tärkeää osata kysyä oikeat kysymykset ettei valinta mene pieleen.
Miksi olisin hyvä valinta?
Palveluntarjoajien kilpailuttamisissa olen ollut pöydän molemmilla puolilla. Ostaessa palveluita on tärkeää pystyä kuvaamaan hyvin mitä on ostamassa, ja tunnistaa itse mikä on tärkeää oikean palveluntarjoajan valinnassa.
Pitkä kokemus toimittajan puolelta ja toisaalta myös asiakkaan silmin on antanut vahvan näkemyksen siihen mikä on aidosti asiakkaan kannalta tärkeää. Käsieni kautta on kulkenut lukemattomia määriä tarjouspyyntöjä ja niiden vastauksia, ja uskallan väittää tietäväni mikä on oikeasti oleellista asiakkaan kannalta.